Qual a melhor maneira de recepcionar o paciente na sala de espera?

Tire um minuto para pensar e responda: qual é o primeiro contato que seu paciente tem com o seu trabalho? A sala de espera, não é mesmo? E é exatamente por isso que recepcioná-lo bem nesse local é extremamente importante para garantir o sucesso do seu atendimento, além da adesão dele ao tratamento proposto por você.

Quer saber qual é a melhor maneira de recepcionar o paciente na sua sala de espera, garantindo satisfação para ele e tranquilidade para você? Confira algumas dicas! 

      Garanta um ambiente confortável

Para que seu paciente se sinta bem logo ao chegar ao seu consultório ou clínica, é preciso que você tenha um ambiente bastante confortável na sua sala de espera: cores claras nas paredes, decorações simples — porém elegantes — e iluminação natural, são clássicos que nunca dão errado. Outro ponto a se considerar é o espaço para circular que é determinante no sentir ou não aquela sensação de aglomeração na sala de espera.

Tenha móveis de qualidade e espaço suficiente para todos

Poucas coisas incomodam tanto quanto ter que esperar em pé. Garantir que existem lugares suficientes para que todos esperem sentados, inclusive nos horários de pico de atendimento é algo que pode fazer a diferença entre um atendimento excelente e um comum.

Opte por móveis confortáveis, por menor que seja o tempo em que a pessoa vá ficar sentada lá, ninguém merece um sofá duro ou um banco sem encosto. Escolher móveis duradouros e de qualidade é uma dica importante, pois o desgaste e depreciação deles será muito maior do que se eles fossem destinados à uma residência, por exemplo.

Ofereça algum tipo de entretenimento

Sua sala de espera deve oferecer algum tipo de entretenimento para o paciente que vai aguardar por uma consulta, sem nada para distraí-lo do tempo em que está parado e improdutivo. Colocar uma televisão com algo atrativo, oferecer revistas ou livros para folhear podem ser boas alternativas para ajudar o seu paciente a fazer o tempo passar mais rápido.
Oferecer acesso à internet também é um conforto a mais que você garante ao cliente, já que praticamente todo mundo tem um smartphone no bolso.

Banheiros limpos – Uma coisa essencial

Nada é mais desagradável para um local que cuida da saúde das pessoas do que um banheiro sujo e mal cuidado — isso passa uma impressão de desleixo, falta de higiene e de cuidado. Para evitar essas impressões, mantenha alguém que vá verificá-lo periodicamente, garantindo assim que esteja sempre limpo, e que não falte papel higiênico, sabonete ou toalhas secas.

Água, café e lanchinhos podem ser cortesias interessantes

Para quem quer realmente se destacar no quesito boa recepção de pacientes, oferecer água, café e lanchinhos na sala de espera é um diferencial e tanto. As pessoas se sentem especiais quando são postas diante de algo que vai além do esperado. Não precisa servir uma refeição, mas, desde que não seja um impeditivo para algum procedimento oferecido, não vai fazer mal nenhum tomar um cafézinho enquanto se espera pelo atendimento.

Dica EXTRA: O atendimento na recepção deve ser rápido e eficiente

O atendimento dado pela sua equipe na sala de espera, por bem ou por mal, será o ponto decisivo para o tipo de comentários que surgirão sobre o atendimento da sua clínica. De nada adianta uma linda sala, com os melhores móveis e lanchinhos se o atendimento pessoal é de qualidade baixa. E não é apenas a simpatia ou cordialidade do recepcionista que conta.

Se o seu sistema de atendimento não é o mais eficaz possível, isso pode gerar processos e etapas desnecessárias, que causem demoras e atrasos, fazendo com que o paciente sinta com que o seu tempo não é valorizado.
Uma boa opção é investir em um software médico que integre todos os seus processos, tornando-os mais rápidos e ágeis, além de terem alguns com funcionalidades incríveis como automação de e-mails e relacionamento personalizado no pré e pós-consulta, por exemplo.

O importante é garantir que você proporcione ao seu paciente um atendimento globalmente qualificado, envolvendo estrutura, pessoal e os processos. Essas são apenas algumas dicas para você recepcionar melhor já na sala de espera. 

Escrito pelo Médico Oftalmologista Rafhael Trotta